小阳日记 03-23 时间管理

最近一直在思考,如何管理好自己的时间。主要的问题有两个,一个是想做的事情太多,时间不够用怎么办?另一个就是重要的事情,总是拖到最后一刻才做怎么办?今天谈谈我的心得。

时间不够用

年轻的时候无所事事,不知道时间珍贵。有了孩子以后,自由时间少了,反而想做的事情变多了。特别是开始写公众号以后,既要花时间写文章、修改、排版,又要读许多书和资料以满足输入。开始健身后,每周还要花很多时间去健身房。于此同时,工作不能耽搁,周末两天也要陪娃、做家务。时间完全不够用!

拖延症

拖延症就更不用说了。其实在很多书籍和文章里,都说到了拖延症的原理,以及一些应对的方法。可是道理我都懂,臣妾做不到啊!明明打开电脑写文章,可头脑一片空白,不如刷会儿朋友圈来的舒服;明明早起去健身房,可是晚上熬夜写文章没睡好,不如补觉后明天再去。等等诸如此类,总是有个家伙蹲在那个任务的旁边,等你一过来,扑上去碰瓷。

解决

在刚过去的三周里,我立了Flag要坚持日更公众号。正是这样一个偶然的事情,让我领悟到一些实用的改进效率的方法。

1. 识别并聚焦重要任务

时间不够用的问题很好解决,那就是少做(do less)。接受自己时间不够用的事实,从想要做的事情里面,理性的选出对自己最重要的项目,并置于最高优先级。而对于低优先的项目则分配最少时间。例如在坚持日更的这一个月,我的最高优先级目标只有一个就是“每日完成发文章”。其他包括健身、看书、听课、写项目等都被我放在可有可无的优先级上(stretch)。

一旦找出最重要的任务,就要全力去执行。这几周,每天早上我就开始思考公众号文章的题材。晚上等孩子睡了,便第一时间开始动手写作,并且强迫自己在发表文章前不做任何其他事。另外,因为我的任务只有一个,保证了我有足够的精力去完成它。正如我两年前,开始减肥时,去健身房就是我最高优先级的任务,其他安排都会迁就它。如此才帮助我最终减肥成功。

这件事让我意识到,我没有自己想象的那样,可以同时做好许多事。

2. 用具体的行动代替抽象的任务

很多时间管理的方法里,都提到了一个东西——任务清单。即把每日的任务先排好,然后按照优先级依次做完。可是方法很丰满,现实很骨感。这里面有个很大的坎,就是“制定任务清单”这件事需要首先完成。每天、每周都去做,还存在着许多不确定性,如日程、具体工作内容等等。有时遇到一个比较大的任务,需要几天或者几周去完成,就会发现这个任务长期滞留在清单上。既不能完成它,也不能划掉它,十分恼人。

对于这一点,我的心得是:在制定任务清单时,用具体的行动代替抽象的任务。比如发公众号就是任务,坐在电脑旁码字一小时就是行动;完成XX功能是任务,专注编程一小时就是行动。不要去考虑具体细节和结果,而更多关注当下行为。特别是有的任务非常“艰巨”,无法短期解决时,那种对困难的不确定性会让我们望而生却。但若放松心态,不追求“完成任务”,而是尽力“工作一小时”,那么坚持也许就没那么难。

3. 减少分心的事

这个也是老生常谈的话题了,微博、朋友圈、知乎、抖音、淘宝,甚至维基百科,都是让我们分心的元凶。有些分心的事是常年存在的,如社交网络、零食,这些事情做起来轻松,而且让我们很愉悦,所以身体总会诱惑我们去就范。对于这种日常分心事项,我的建议是:不要杜绝,但控制量。越是极端的戒除,身体就越是极端的渴望。坦然接受自己,诱惑出现时,不克制,但要设限。比如刷微博,设一个5分钟的闹铃,时间到立刻放下手机,回到任务里,半小时内不能再犯。

另外一种分心的事情,是一些突发的想法。这些任务多是你的头脑在高强度工作时,突然发散出来的一些记忆。比如一本书要过期了、退货的快递单要登入电脑、公交卡该充值了等等。这些看似紧急而重要的任务,都是大脑试图让你停下工作抛出来的烟雾弹——“事情很简单,花不了多少时间呀”。

这种情况,我的办法是临时准备一个待办清单。拿一张纸,或者Notepad新建文档,甚至浏览器的几个新标签。把这些要做的任务迅速放到这个清单里,就不在理它了。等重要任务都做完后,再回头去做这些。例如我每周五晚上喜欢追新一期的《海贼王》和阮一峰的《每周分享》,但因为要先写公众号,我就先去把两个网站打开,放在单独的桌面(Mac虚拟桌面)上。等公众号文章写完后,再回头去看他们俩。

总结

一句话总结我的时间管理心得:做尽量少的事,每次少做一点,少量或不做其他事。

时间管理,少即是多

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